El estudio de esta unidad permite entender la importancia de la información y los sistemas de información en las organizaciones, así como conocer las necesidades de información para cada nivel de la organización. Por otra parte nos ayuda a conocer el impacto de la automatización en la toma de decisiones.
Automatización de Oficinas
Puede que sea la oficina el espacio empresarial donde más de lleno han entrado las Tecnología de Información, más aún si encuadramos las tareas no sólo de apoyo administrativo, sino las que realizan otros importantes “habitantes” de la oficina como directivos, técnicos o profesionales. De hecho, la mayoría de funciones que se realizan en este ámbito suponen la manipulación de información, ya se trate de recogerla, crearla, almacenarla, distribuirla o aplicarla a la toma de decisiones.
Los términos automatización de oficinas u ofimática se utilizan de forma intercambiable para hacer referencia a las Tecnologías de Información que se utilizan en los trabajos de oficina. Podemos por tanto definir la ofimática como el “conjunto de tecnologías usadas en la automatización de una oficina con el objetivo de aumentar la productividad y racionalizar el trabajo, automatizando lo más posible sus procedimientos.
El movimiento decidido hacia la automatización de oficinas data de los años setenta, cuando los fabricantes de grandes computadores comenzaron a concentrarse en la forma en que éstos podrían ayudar a los trabajadores que allí se encontraban; hasta entonces estos equipos se habían usado para procesar datos corporativos, en tareas y operaciones muy concretas, cuya realización manual o mecánica consumía mucho tiempo, como las referentes a nóminas, listas de clientes, inventarios, etc.
La mayoría de Tecnologías de la Información son de aplicación directa al área de oficinas, al ser aquí el manejo de información la función básica. Las herramientas ofimáticas facilitan el tratamiento de esta información de forma escrita, pero también oral y de imágenes.
La ofimática no se debe restringir a tareas de apoyo administrativo, sino que ha de involucrar otro tipo de funciones que requieran decisiones de más alto nivel. Tampoco se debe limitar a implantar ciertas tecnologías, sino que debe facilitar y motivar la reorganización del trabajo, cuando esto sea deseable. Es más, debe potenciar la comunicación con puntos remotos, gracias a las redes de telecomunicación, e incluso apoyar las formas de trabajo en grupo. Internet es una herramienta poderosa que conducida hacia las metas organizaciones se convierte en un fuerte aliado de la automatización.
Las tecnologías necesarias para lograr estos objetivos existen y sus precios son descendentes. No obstante, debemos incidir en que toda tecnología para que sea efectiva necesita un proceso de implantación estudiado. Este proceso requiere contar, como puntos indispensables, con el compromiso e implicación de la dirección y de los usuarios, una buena formación e información sobre las tecnologías y una evaluación y selección exhaustiva de las mismas.
COMPONENTES DE OFICINA
- Personas
- Software
- Hardware
Los componentes de una oficina por supuesto además de la tecnologías son las personas, que se encargan de utilizar la tecnología para mejorar y agilizar los procesos.
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